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一般事務バイト・アルバイト・求人

民間の企業や各種団体、官公庁などで事務業務を行う仕事が一般事務です。企業を運営するにあたり欠かすことができない一般事務の仕事はどのような業界でも必要とされる職種となっています。担当する業務内容は各職場によって異なる点もありますが、『一般事務』と呼ばれる仕事には共通する基本的な業務内容や特徴があります。そこで今回は、一般事務とはどのような仕事であるのか、一般事務のバイトを経験することでどのようなスキルが身につくのか、仕事を通して得られるやりがいとはどのようなものなのか、どんな人が一般事務に向いているのかについて詳しくご紹介します。また併せて、実際に一般事務のバイトを行いたいと思った人が面接を受ける際に注意すべきポイントもご紹介します。

バイト・アルバイト・求人お役立ち情報

?仕事内容・特徴

一般事務のバイトは、“デスクワーク”と呼ばれる事務業務がメインとなります。社内外で必要となる資料や契約書などの書類を作成したり、データの入力作業やメール対応を行ったりします。郵便物があった場合にはあて名ごとに仕分けをして該当の人に届けることもあります。担当者が直接出たり、社員のみが対応したりすることになっている職場もありますが、一般的には電話対応を行うもの一般事務の仕事です。書類については作成するだけではなく、内容確認やファイリング、書類の管理や整理も行います。デスクワーク以外の業務では、たとえばコピー取りやFAXの送受信があります。また、お客様を応接室などにご案内したり、お茶を出したりする一連の来客対応も一般事務の大切な仕事です。社内で行われる大きな会議や取引先の人をまじえた大切なミーティングを行う場合には、会場となる会議室の設定準備や必要となったものや不足品の買い出し、郵便局や銀行での出入金・振り込み業務のための外出を行うこともあります。担当する部署で必要となるさまざまな業務を幅広く行うのが一般事務の仕事です。職場によっては経理のような専門的な分野の業務を任せられるケースもあります。逆に、経理は経理部、庶務は庶務部というように完全に業務を分けているところもあります。一般事務のバイトを行う場合には、自分が希望する職場ではどのような一般事務業務を行うのか事前に確認しておくと安心です。

?身につくスキル

一般事務の仕事では電話の対応を行うため、正しい敬語による言葉遣い、基本的なビジネス会話を身につけることができます。電話だけではなく、お客様の対応を行う中でも基本的なビジネスマナーを学ぶ機会を得ることができ、社内外の人と接する機会を多く得る中でビジネスコミュニケーション能力を培うこともできるでしょう。これらは社内マニュアルや研修、先輩からの指導などを通して身につけることが可能です。一般事務の仕事の経験を積み重ねていくことで電話や来客時に臨機応変な対処ができる対応力も身につけることができます。また、一般事務の業務はOA機器を利用する仕事が多くあります。書類作成などを数多くこなしていく中でWordやExcelなどのパソコンソフトの基本的な操作方法の知識も身につけることが可能です。パソコンの使用頻度が多い職場がほとんどであるため、日々の業務の中で正確に打つことができる入力スキルや、キーを打つスピードが速まるとタイピング能力の向上も期待することができるでしょう。書類を作成する際に必要なビジネス文書作りのルールも学ぶことができます。作成する書類の中には、重要な契約に関わる書類もあります。間違いのない書類を作成するように緊張感を持って遂行する業務経験の積み重ねが正確な事務処理能力を培っていくことでしょう。また、緊急性を帯びた対応を求められる経験から正しく迅速に対応できる力を見につけることが可能となります。

?メリット・やりがい

一般事務の仕事はその業務の多くが、社内で行う仕事です。多岐にわたる業務を経験することができる仕事でありながら、ひとつのオフィスの中で行うことができるというのは一般事務の特徴であり、メリットのひとつといえます。一般事務は、専門的な仕事というよりは単純作業の積み重ねといった業務も多い仕事です。しかし、たとえば日々行われる電話やメールでのやり取り、お客様の対応という仕事は社内外のコミュニケーションが滞りなく行われるように調整をする大切な仕事です。また、取引や契約に欠かせない重要書類の作成や書類の管理を行うファイリング、コピー業務も、企業が運営される上で欠かすことができない重要な仕事です。必ずしも華のある仕事ばかりではありませんが、企業を支え、他の業務を行う多くの人を支える一般事務の仕事は、サポートしたことが良い結果につながり感謝の言葉をかけられることもあるやりがいがある仕事でもあります。電話や来客対応では社外の人と接する機会もあり、会社の顔となる仕事でもあります。毎日の業務の中で行う対応のひとつひとつが企業のイメージにつながることもあるという誇りを持った仕事ができるのも一般事務の魅力のひとつでしょう。

?こういう人に向いています

一般事務の仕事は企業の運営を地道に支える仕事が多く、縁の下の力持ちとなれる人に向いています。人の支えとなること、人に喜んでもらえることをうれしいと感じることができるホスピタリティがある人にはぴったりの仕事でしょう。単純作業も少なくない一般事務の仕事は、日々コツコツと作業を行うことや長時間をかけて何かを行うことが苦手ではないという人にも向いています。重要な書類を作成することもあるため、ひとつひとつの仕事を丁寧に行うことができる性格であることも大切です。また、担当する仕事が幅広いため、どのような仕事でも嫌がることなく積極的に受け入れることができる柔軟性がある人が適しています。電話や来客のような社外への対応のみならず、社内でもサポート業務を通してさまざまな人と接する仕事でもあるため、どのような人に対しても苦手意識を持たない人が向いているでしょう。コミュニケーション能力が高ければ高いほど、サポート業務をスムーズにこなすことができるため仕事の効率性が上がるからです。また、苦手意識を持たないという点では、仕事で使用することが多いパソコンに対しても同様です。普段からパソコンに接し使い慣れている人には対応しやすい仕事といえます。

?面接の注意点

一般事務の仕事が未経験の人でも、柔軟に業務に対応し、常に前向きに学ぼうという意欲がある人であれば、経験の有無を問わずにバイト採用を積極的に行っているところは少なくありません。一般事務のバイトに応募して、面接となった場合に、未経験の人であれば仕事へのやる気や業務に対する真面目な姿勢、仕事に対する丁寧さを持っていることをアピールすると良いでしょう。協調性を持っていることや地道にコツコツと作業を行うことに抵抗がないこともひとつのアピールになります。仕事としての経験がなくても、普段パソコンに接していることが多い人はどのくらい使いこなすことができるのかというパソコンスキルの程度もしっかりと伝えておきましょう。一般事務経験がある場合には、具体的にどのような業務を担当していたか、スキルや資格があればそれも併せてアピールしておくとよいでしょう。面接には面接の場に適した服装でいくことが大切です。一般事務の場合、バイトでもきちんとしたスーツを着用する必要があります。髪型やメイク、髭などは清潔感を重視した格好でいきましょう。アクセサリーなどは華美にならないように、靴はサンダルなどの着用は避け、面接の場に適した靴を履くことが大切です。

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