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秘書バイト・アルバイト・求人

『秘書』と聞くと華やかな仕事のイメージがありますが、実際の仕事内容は主に企業の重役のサポート的な業務になります。仕事内容はスケジュール管理、書類作成、出張手配や生産といった雑務が中心ですが働く場所によってはそれ以外の仕事を任せられることもあります。秘書は社内外の重役と接する機会が多いことから高いビジネスマナーが求められ、採用時にも一定レベルを求められますし、仕事を通じてさらにそのスキルや知識を磨いていくことができるのです。仕事のやりがいは周りから評価や感謝を受けたとき、大変な仕事を乗り切ったとき、トラブルに上手く対応できたときに感じられます。秘書のバイトの面接を受けるときは、受け答えももちろんですが身だしなみにも十分な配慮が必要になるでしょう。

バイト・アルバイト・求人お役立ち情報

?仕事内容・特徴

企業の管理職や社長職など重要な役についている方はさまざまな仕事を抱えており、それをサポートするのが秘書の主な仕事になります。秘書は正社員としてだけでなく、派遣社員や契約社員、バイトなど雇用形態はさまざまですが、どのような働き方でも基本的には任せられる仕事は同じになります。仕事をするうえでたくさんの雑務がでてきてしいますが、その雑務に追われてしまうと管理職が本来やるべき重要な仕事に集中できなくなりますので、管理職の雑務をすべて秘書が請け負うのです。秘書の主な仕事内容のひとつがスケジュール管理となり、管理職のその日1日のスケジュールを把握して管理職が出社したらスケジュールを事前に伝えておくのです。その際に変更などが生じた場合はスケジュール調整も行います。また外部や社内から管理職のスケジュールに関して問い合わせがあったときは、必要に応じて予定を伝えるのも秘書に仕事になります。管理職が出張に出かける際は出張のチケット、宿泊先の手配までを行い変更やキャンセルが生じた場合も旅行会社に連絡をしておきますし、出張から戻った後も旅費の精算をします。ほかにも管理職あてにかかってきた電話に応対する、書類作成や季節のあいさつなどの業務を行うこともあります。秘書として働く場所によって求められることや任せられる仕事が変わってくることもあります。たとえば会社の各部署の教育や指導まで任せられることもありますし、病院で働く場合は医療事務的な仕事を任せられたりもするのです。

?身につくスキル

バイトでも秘書の仕事を通じてさまざまなスキルを身につけられます。高いビジネスマナーやコミュニケーション能力も身についてくるでしょう。秘書は企業の重役だけでなく社内外のさまざまな人と関わる仕事になりますので、最低限のビジネスマナーを知っていないと務まりません。そして仕事をこなしながらさらにそのマナースキルを高めていくことができるのです。また時には急に予定が変わったり、新たな予定が入ってしまったりといった不測の事態が起こることも十分に考えられます。急な予定変更が起こったときは何を優先してどのように対応するべきかという判断力と対応力が求められますので、急な事態の変更やトラブルにも落ち着いて臨機応変に対応できるスキルも身についていくのです。ほかにも秘書は重役に変わり書類作成などの事務仕事を一手に引き受けますので、情報処理能力やパソコンスキルも養われます。さらには働く会社によってはより専門的な知識が身につけられることもあるでしょう。近ごろは外国人や外資系企業と取引をする日本企業も増えてきていますので多少の英語力も求められます。バイトとして採用された当初はあまり英語ができなかったとしても必要に応じて英語で話す機会が増えてくれば、簡単な会話くらいは理解できるようになるでしょう。また不動産会社で秘書のバイトをすれば不動産に関する知識も身につけられますし、弁護士や税理士といった専門家の事務所にて秘書のアルバイトを経験すれば専門的な知識も自然と覚えるようになります。

?メリット・やりがい

秘書として働くメリットのひとつが周りから羨望のまなざしで見られることです。秘書と聞くと華やかでかっこいい仕事のイメージが強く、たとえば周りの人に秘書をやっていると伝えるだけで一目置かれることも少なくありません。さらに秘書は会社の重役やトップクラスをサポートする業務ですから自社の重役だけでなく、社外の重役の方と接する機会も多くでてきます。社内外にかかわらず重役が出張に出かけた際のお土産、贈答品としていただいたものをおすそ分けされるといった機会もほかの職種でバイトをしている人に比べると圧倒的に多いのです。ほかにも普段プライベートではなかなかいかないような高級レストランや料亭に同行させてもらえることもあります。仕事のやりがいを感じるのは自分が受けた仕事が周りから良い評価をされる、上司から感謝の言葉を受けたときです。秘書の仕事は一見華やかそうに見えるものの地味で目立たない仕事が多いため、周囲から感謝される評価を受ける機会が少ないのです。自分の仕事が周りに評価されることでもっと仕事を頑張ろうという気持ちもわいてきます。急なスケジュール変更など急に起こったトラブルなどに上手く対応できたとき、難しい仕事をこなすことができたときにもやりがいと達成感が得られます。

?こういう人に向いています

秘書の仕事に向いている人は、ビジネスマナーを心得ていることです。社内外の重役と接する機会が多くでてくるため、言葉づかいから身だしなみ、マナーまでほかの職種よりも高いレベルの知識とスキルが求められます。これは秘書の仕事を行ううえで欠かせない要素になりますので秘書のバイトをしたいと考えている方は、ビジネスマナーを徹底して学ぶ必要があるでしょう。ほかにもきめ細かい気配りができる方も秘書に向いています。秘書は重役のサポート業務が主な仕事ですが、細かい気配りができるとより高い評価を得られます。重役から頼まれた仕事だけでなく重役やその取引先の方がどのようなサポートを必要としているのかなどを雰囲気や表情から読み取って、それに適した気づかいができると相手にも喜ばれます。コミュニケーション能力がある方も秘書に向いています。重役に代わってスケジュールを管理するのですから、しっかりとコミュニケーションが取れていないと適切にスケジュール管理を行うことが難しくなります。また社内外の方からも重役あてに連絡を受ける機会も多々でてきますので、その際にも相手としっかりとコミュニケーションが取れることで重役をしっかりとサポートできるのです。急なスケジュール変更など予定していないことが起こった場合に、臨機応変に対応できる方も秘書に向いています。

?面接の注意点

秘書のバイトの面接を受けるときは、身だしなみを重要視することも大切です。バイトでも職種によっては普段着で面接にいくこともありますが、秘書の場合はたとえバイトでも企業の重役と接する機会が多い仕事ですので、清潔感のあるフォーマルな装いが求められます。リクルートスーツを着用し髪の毛は明るく染めすぎない、化粧は濃すぎないようにする、アクセサリーはシンプルなものを心がけましょう。また面接時にはビジネスマナーが身についているかをチェックされると考えられますので、言葉づかいに十分注意をします。ビジネスマナーの本をよく読んで敬語の使い方を学び、普段から敬語を意識して使用するように気をつけるだけでも言葉づかいが変わってきます。受け答えをあらかじめ練習しておくと面接時にも緊張せずに面接官とやり取りができるでしょう。ほかにも面接で自己アピールのポイントを聞かれたときは、コミュニケーション能力や事務処理能力が高い点をアピールできると強みになります。秘書のバイトが未経験という方は、資格試験を受けておくと一定のスキルを持っているということを証明できます。『秘書検定』を持っているとビジネスマナーが、『MOUS“Microsoft Office User Specialist”』などを持っていればパソコンスキルがあると自信を持っていえます。

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